Question 1

次の社外文書の（ A ）に入る適切な構成要素はどれか。「一般的な社外文書は、頭語から始まり、（ A ）の挨拶、本文、結語と続くのが基本フォーマットである。」

Accepted Answer

時候（季節）。【解説】社外文書（手紙）の冒頭は、「拝啓」などの頭語に続き、「新春の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」といった時候の挨拶＋安否の挨拶を述べるのが厳格なルールです。記述試験でも季節に合わせた時候の挨拶が問われます。【他の選択肢が不適切な理由】締めくくりの言葉は文書の終わりに置くもので、書き出しの直後に入る要素ではありません。詳細を箇条書きにする部分は本文の後ろに置かれ、冒頭には来ません。表題にあたる部分は、頭語より前に掲げるか本文の前に独立して書くのが通例で、頭語と本文の間に挟むものではありません。冒頭に入るのは、季節に触れて相手の繁栄を喜ぶ挨拶です。

Question 2

社内文書を作成する際のルールとして、（ A ）に入る適切な言葉はどれか。「社内文書は迅速かつ正確に情報を伝えるため、社外文書で必須とされる（ A ）などの前文は完全に省略し、すぐに本題に入る。」

Accepted Answer

頭語や時候の挨拶。【解説】社内文書の最大の目的は「スピードと効率」です。「拝啓」や「晩秋の候」といった儀礼的な前文（頭語・時候の挨拶）は一切不要です。「お疲れ様です」といった言葉も文書上は不要で、宛名、発信者、件名を書いたら直ちに本文に入ります。【他の選択肢が不適切な理由】発信者名や宛名は、誰から誰への文書かを示すために社内の文書でも必ず必要で、省いてはいけません。表題も、何の件かを一目で示して読み手が優先度を判断できるようにするため、社内の文書でこそ欠かせません。箇条書きの部分も、伝える内容を整理して誤解を防ぐために用いられます。省いてよいのは、儀礼のために置かれる冒頭の言葉に限られます。

Question 3

ビジネス文書の記書き（箇条書き）のルールとして、（ A ）に入る適切な言葉はどれか。「本文中で『詳細は下記の通りです』と記載した場合、箇条書きの最後には必ず（ A ）と右下に記述して締めくくる。」

Accepted Answer

以上。【解説】「記」と中央に書いて詳細を箇条書きにした場合、必ず右下に「以上」と書いて文書を締めくくります。これにより、「ここで文書が完全に終わりであり、2枚目への続きや書き漏らしはない」ことを読み手に証明します。記述試験での減点ポイントになりやすい部分です。【他の選択肢が不適切な理由】敬具や草々は本文を締めくくる結びの語であり、置く場所は箇条書きより前の本文の末尾です。箇条書きの下に書くと、どこで文書が終わったのかが読み手に分からなくなります。終了という語は文書の定型として用いられておらず、社外に出せば形式を知らないまま作ったと受け取られます。ここに置くのは、書き漏らしがないことを示す決まった語です。

Question 4

結婚祝いを贈る際の祝儀袋のルールで、（ A ）に入る適切な言葉はどれか。「結婚は一度きりであってほしいお祝いであるため、水引は簡単に解けない（ A ）の水引を使用する。」

Accepted Answer

紅白または金銀の結び切り。【解説】水引の結び方には深い意味があります。結婚や快気祝いなど「二度と繰り返してほしくないこと」には、固く結んで解けない「結び切り（あわじ結び）」を使用します。何度あっても嬉しい出産や昇進には、解いて結び直せる「蝶結び（花結び）」を使用します。【他の選択肢が不適切な理由】蝶結びは解いて何度でも結び直せることから、繰り返しあってよい祝い事に用いる形であり、一度きりであってほしい祝いには向きません。黒白や双銀は悲しみを表す色であり、祝いの場に持参すれば相手を深く傷つけます。黄白は弔いの場や地域の慣行で用いられる色であるうえ、結び方も繰り返しを表すものになっており、二重に場にそぐいません。

Question 5

香典（お通夜や葬儀）を持参する際の表書きで、宗教・宗派が不明な場合に選択肢の中で最も無難な（ A ）はどれか。「先方の宗教が分からない場合、表書きを（ A ）としておけば、仏式・神式・キリスト教式など幅広い宗教で通用しやすい。」

Accepted Answer

御霊前。【解説】「御霊前（ごれいぜん）」は、亡くなった方がまだ「霊」の状態であるという考えに基づく表書きで、四十九日前の仏式・神式・キリスト教式など幅広い宗教・宗派で通用します。ただし、亡くなるとすぐに成仏するとされる浄土真宗や、「霊」の概念を持たないプロテスタントでは「御仏前」「御花料」などを用いるため例外があり、万能ではない点に注意しましょう。四十九日以降の仏式法要では「御仏前」に変わります。【他の選択肢が不適切な理由】仏になった後に供えるという意味を持つ表書きは、四十九日を過ぎてからの法要で用いるのが一般的で、通夜や葬儀の場では時期が合いません。玉串という語を用いる表書きは神式に限られ、他の宗教では使えません。花の代わりとして供えるという表書きはキリスト教式で用いられるもので、いずれも先方の宗教が分からない段階で選ぶには当てはまる範囲が狭すぎます。

Question 6

宛名の書き方に関する穴埋め。「会社や部署などの組織宛てに送る場合は『〇〇株式会社（ A ）』とし、その組織の中の個人宛てに送る場合は『〇〇株式会社 山田（ B ）』とする。」

Accepted Answer

A：御中　B：様。【解説】組織・団体（会社、部署、課など）宛ての手紙には「御中（おんちゅう）」を使用し、個人名には「様」を使用します。「〇〇株式会社御中 山田様」と併用するのは二重敬称となり絶対のタブーです。個人宛ての場合は「〇〇株式会社 営業部 山田様」と書くのが正解です。【他の選択肢が不適切な理由】組織の側に人へ向けた敬称を付け、個人の側に組織へ向けた敬称を付けるのは、二つを取り違えたものです。殿は目下に用いる、あるいは公の文書で使われる敬称とされ、取引先の会社に宛てて使えば見下していると受け取られます。各位は皆様という意味で複数の相手に一斉に知らせるときの言い方であり、一つの組織にも特定の個人にも当てはまりません。

Question 7

取引先に案内状を出し、出欠の返信を求める場合の適切な穴埋めフレーズはどれか。「誠に恐縮ではございますが、準備の都合上、○月○日までに（ A ）賜りますようお願い申し上げます。」

Accepted Answer

ご出欠のお返事を。【解説】出欠の確認を取る際、相手に手間をかけさせるため「誠に恐縮ですが」と前置きし、「〜までに」「ご出欠のお返事（ご返答・ご一報）を」と明確に依頼するのがビジネス文書の定型です。「来るか来ないか」といった直接的な表現は用いません。【他の選択肢が不適切な理由】参加できるかどうかを問う言い方は、欠席の場合には返事が要らないような印象を与え、返答のない相手が出やすくなります。来るか来ないかという言い方は、そのままでは相手に対して不作法であり、改まった案内状の文面にはそぐいません。都合を尋ねる言い方は、日程の相談を求める場面には合っても、期日までに返事をもらいたいという依頼としてはあいまいです。

Question 8

お詫び状（始末書）を作成する際の最も重要なルールはどれか。「お詫び状では、言い訳や責任転嫁を一切書かず、まずは（ A ）を述べることに徹する。」

Accepted Answer

事実関係の客観的報告と深い謝罪。【解説】お詫び状の最大の目的は、相手の怒りや不満を鎮め、信頼を回復することです。「〜の理由で仕方なかった」という言い訳は火に油を注ぎます。何が起きたかの「事実」を簡潔に記し、自らの非を認めて「深くお詫び申し上げる」姿勢を示すことが唯一の正解です。【他の選択肢が不適切な理由】相手にも落ち度があると遠回しに示すのは、詫びの体裁をとりながら責任を分け合おうとするもので、かえって相手の怒りを深めます。補う金額を先に示すのは、金銭で片づけようとしている印象を与え、まず何が起きたのかを知りたい相手の気持ちを置き去りにします。取引を打ち切ると告げるのは通告であり、詫びて信頼を取り戻すという目的とは正反対です。

Question 9

返信用封筒を同封する際の切手のマナーとして、（ A ）に入る適切な言葉はどれか。「相手に返信の手間と費用をかけさせないため、返信用封筒には必ず（ A ）を貼り、宛名には自社名に『行』または『宛』を記しておく。」

Accepted Answer

規定料金分の切手。【解説】アンケートや出欠確認など、こちらの都合で返信を求める場合、相手に切手代を負担させるのはマナー違反です。返信用封筒には事前に必要な料金分の切手を貼っておくか、「料金受取人払」の封筒を用意します。宛名には「様」ではなく「行」や「宛」を書きます。【他の選択肢が不適切な理由】記念の切手や特殊な切手は、額面が足りていれば使えないわけではありませんが、返信を求める事務的な用途にはそぐわず、受け取った側に気を遣わせます。収入印紙は税を納めた証しとして文書に貼るもので、郵便の料金には充てられません。速達に足りる高額な切手を貼るのは、こちらが求めていない速さのための費用まで相手に負担させる形になり、過剰です。

Question 10

社外文書の「記書き」で、同封書類がある場合の正しい書き方はどれか。（ A ）に入る言葉を選べ。「記　１．見積書　１通　（ A ）」

Accepted Answer

以上。【解説】引っかけ問題です。同封書類を「記」の下に列挙した場合でも、箇条書きが終わる一番最後（右下）には必ず「以上」と書きます。「同封」や「添付」という言葉で締めるのは文書作成のルール違反となります。記述試験でも頻出のフォーマットです。【他の選択肢が不適切な理由】同封や添付という語は、何を一緒に送るのかを示すために項目の中で用いる言葉であり、文書を締めくくる語ではありません。これで終わりだと告げる働きがないため、続きがあるのかどうかが読み手に伝わりません。以下余白という書き方は、契約書などで用いられることはありますが、この形式の締めくくりに置く定型の語ではありません。

慶弔文書の穴埋め（記述）の一問一答