Question 1

書類のライフサイクルにおいて、「保管」と「保存」の決定的な違いは何か。

Accepted Answer

「保管」は事務室内ですぐに使える状態、「保存」は使用頻度が下がり書庫等へ移した状態。【解説】・保管（Custody）：よく使う書類（現年度・前年度）を、すぐに取り出せる事務室のキャビネットで管理すること。・保存（Preservation）：あまり使わないが法的義務などで残すべき書類を、書庫や倉庫など別の場所に移して管理すること。この「移し変え」のタイミングを理解しているかが問われます。【他の選択肢が不適切な理由】言葉の響きが違うだけで扱いは同じだという理解では、事務室の限られた場所をどう空けていくかという実務上の工夫が説明できません。捨てるかどうか迷っている段階と、捨てた後の記録という説明は、どちらも文書を残しておく段階の話から外れています。社員が自宅で管理するという説明にいたっては、会社の文書を持ち出すことになり、そもそも認められない扱いです。

Question 2

ファイリングシステムで「バーチカルファイリング」とはどのような方法か。

Accepted Answer

個別フォルダーに書類を挟み、引き出し等に立てて（垂直に）収納する方法。【解説】バインダー式（簿冊式）と異なり、穴あけ作業が不要で、「挟むだけ」なので出し入れが非常に高速です。また、不要になった書類をフォルダーごと捨てるのも簡単で、文書の新陳代謝が良いのが特徴です。現在のオフィスファイリングの主流となっています。【他の選択肢が不適切な理由】平積みは、下の方の書類を出すたびに上の束をどける必要があり、戻すときに順序も崩れて探すのに時間がかかります。穴を開けて綴じる方法は、一枚だけ差し替えたり抜いたりする作業に手間がかかるうえ、不要になったときにも一件分をまとめて処分しにくくなります。袋に入れて吊るす方法は、見出しが並んで見えず、量が増えれば置き場所にも困るため、日々出し入れする文書には向きません。

Question 3

電子データのバックアップについて、「3-2-1ルール」の「1」は何を指すか。

Accepted Answer

災害対策として、バックアップの1つは物理的に離れた遠隔地（クラウド等）に置くこと。【解説】・3：データを3つ持つ（原本＋コピー2つ）。・2：2種類の異なる媒体に保存する（HDDとUSBなど）。・1：1つは別の場所に置く。地震や火災でオフィスが全壊した場合、社内のHDDも同時に失われます。物理的に離れた場所にデータがあれば、事業を継続（BCP）できます。【他の選択肢が不適切な理由】毎日一度は手作業で控えを取るという説明は、作業の回数の話であって、この数字が示す内容とは異なります。複製を作らないという考えは、控えを三つ持つという最初の数字と真っ向から矛盾します。担当者を一人に絞るのは責任の所在を明らかにする工夫ではありますが、その人が不在のときに誰も対応できなくなるという別の弱点を生み、災害に備えるという趣旨とも関わりがありません。

Question 4

機密文書に指定する際の「極秘」「秘」などの区分基準は主に何か。

Accepted Answer

漏洩した場合に会社が被る損害（リスク）や影響の大きさで決める。【解説】・極秘：経営の根幹に関わり、漏洩すると会社が倒産しかねないレベル。・秘：関係者以外に見せると不利益が生じるレベル。・社外秘：社外に出してはいけないレベル。このように影響度（リスク）に応じてランク分けし、アクセス権限や保管方法（金庫か、鍵付き書庫か）を変えて管理します。【他の選択肢が不適切な理由】書類の厚さや重さは、置き場所を考える材料にはなっても、中身の重大さとは何の関係もありません。作成した人の思い入れやその日の気分で決めるのでは、同じ内容の書類が担当者によって別の扱いになり、区分そのものが意味を持たなくなります。作られてからの年数で自動的に決まるという考えも、古い書類の中に今なお重大な内容が含まれている場合を見落とすため、基準にはなりません。

Question 5

名刺管理において、個人情報保護法上注意すべき点はどれか。

Accepted Answer

名刺を五十音順に整理したりデータベース化（検索可能に）した時点で法の対象となる。【解説】バラバラの名刺の束は対象外ですが、名刺ホルダーに五十音順に整理したり、PCソフトやアプリに取り込んだりして「検索できる状態」にすると、「個人情報データベース等」とみなされます。これにより、漏洩防止のための安全管理措置を講じる法的義務が発生します。【他の選択肢が不適切な理由】ただの紙にすぎず規制の対象にならないという理解は、そこに氏名や勤務先が記されており個人を特定できる情報であることを見落としています。受け取った名刺を自分の物として他社に売るのは、相手が想定していない目的で情報を渡すことになり、認められません。机の上に散らかしておくのも、来訪者の目に触れて取引先の担当者名や連絡先が外部に漏れるため、安全な扱いとはいえません。

Question 6

ファイリング用語の「置き換え」とは何をすることか。

Accepted Answer

年度替わりなどに、使用頻度の落ちた書類を「保管」場所から「保存」場所へ移すこと。【解説】事務室のスペースは有限です。新しい年度の書類を入れる場所を作るため、使用頻度の落ちた前年度の書類を書庫（保存場所）へ移動させます。この定期的なサイクルのことを「置き換え（トランスファー）」と呼びます。【他の選択肢が不適切な理由】古い収納用品を買い替えることは備品の入れ替えであり、書類そのものの置き場所を移す作業とは異なります。担当者が代わるときにファイルを引き継ぐのは人の交代に伴う手続きで、年度の節目に定期的に行うものではありません。不要な書類をすべて処分してしまうのは、法令で残すべき期間が定められた文書まで失うことになり、移し替えという段階を飛び越えた扱いになります。

Question 7

重要書類をPDF化して保存する「ペーパーレス化」のメリットに含まれないものはどれか。

Accepted Answer

デジタルデータは絶対に改ざんされないため、原本性が完全に保証される。【解説】デジタルデータは紙の筆跡や印影と違い、痕跡を残さずに書き換えることが容易です。そのため、電子署名やタイムスタンプといった技術的対策（e-文書法対応）を行わない限り、原本性の証明が難しくなります。「デジタルなら改ざんされない」と過信するのは誤りです。【他の選択肢が不適切な理由】残る三つは、いずれも紙をやめて電子の形で残すことで実際に得られる利点であり、含まれないものを選ぶこの設問の答えにはなりません。書棚が要らなくなって事務室を広く使えること、語句をたどって必要な書類にすぐ行き着けること、離れた場所にいる人とも同じ書類を見られることは、どれも紙のままでは得にくい効果です。改ざんの防止だけは、技術的な手当てをして初めて成り立つ点が異なります。

Question 8

社外から受信したメールの添付ファイルを開く際のセキュリティ対策はどれか。

Accepted Answer

送信元を確認し、少しでも不自然な点があれば開かずにシステム管理者に相談する。【解説】「標的型攻撃メール」は、業務連絡や請求書を装ってランサムウェアなどのウイルス付きファイルを送りつけてきます。知っている人の名前でもアドレスが偽装されている場合があります。「心当たりがない」「件名が不自然」「マクロの有効化を求めてくる」等の場合は絶対に開かず、報告するのが鉄則です。【他の選択肢が不適切な理由】面倒だからとすぐ開くのは、そのひと手間を惜しんだために社内の端末が汚染され、取引先にまで被害を広げることになりかねません。いったん自分の画面に保存してから開くという方法は、置き場所を変えただけで、開いた瞬間に有害な動きが始まる点は何も変わりません。先に受け取った旨を返信するのは、差出人が偽られていた場合に、その宛先が生きていることを相手に教えることにもなります。

Question 9

書類の廃棄方法で「溶解処理」とはどうすることか。

Accepted Answer

機密文書を箱に入れたまま業者がドロドロに溶かし、トイレットペーパー等に再生すること。【解説】機密文書が入った箱を開封せずに、製紙工場のパルパー（溶解釜）に投入します。誰の目にも触れず、文字情報が完全に消失するためセキュリティが非常に高く、かつリサイクルされるため環境にも優しい、一石二鳥の処理方法です。【他の選択肢が不適切な理由】焼却は中身を消せますが紙として再び使えず、資源を生かすという点で見劣りします。細かく刻む方法は、量が多いと社内で処理しきれないうえ、封を解いて機械にかける間に人の目に触れる余地が残ります。薬品で文字だけを消して裏紙に使うという方法は実務として行われておらず、消し残しがあれば内容がそのまま社内外に出回ることになります。

Question 10

法定保存文書のうち「永久保存」とされることが多いものはどれか。

Accepted Answer

定款、株主総会議事録、登記済証などの会社の根幹に関わる重要書類。【解説】定款は会社のルールブック、株主総会議事録は意思決定の証拠、登記済証は権利の証明です。これらは会社が存続する限り、その正当性を証明するために不可欠なものであり、法律上の保存義務期間（10年等）を超えて、事実上「永久」に保存し続けるのが通例です。【他の選択肢が不適切な理由】請求書や領収書などの伝票は、税務や会計のために定められた年数を残せば足りるとされ、期間が過ぎれば処分できます。業務日報や週報は日々の進み具合を伝えるための社内の記録で、法律が長期の保存を求めているものではありません。社内報や旅行の写真は、会社の歩みを伝える資料としての値打ちはありますが、会社の成り立ちや権利を証明する書類ではありません。

ファイリングと情報管理の一問一答